Gestion documentaire · GED · Archivage électronique
Vos documents doivent servir votre organisation, pas la ralentir.
DocFlow Niger accompagne les entreprises, institutions et organisations dans l’organisation de leurs archives, la dématérialisation de leurs processus et la maîtrise de leur information.
- Maîtriser votre information
- Structurer vos documents
- Sécuriser vos archives
- 10 000+
- documents centralisés et indexés dans une GED institutionnelle
- 6 000+
- actes fonciers enregistrés en une seule session de formation
- 7 ans
- de pratique de la GED en environnement institutionnel
- 5
- domaines d’intervention, du diagnostic à la formation
Expérience acquise auprès de
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HC3N — Haut-Commissariat à l’Initiative 3N
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HiiL — Institut de La Haye pour l’Innovation de la Justice
-
Code Rural du Niger — SIFR
Votre situation
Vous reconnaissez-vous dans l’une de ces situations ?
Ce sont les difficultés que nous rencontrons le plus souvent, quelle que soit la taille de la structure.
Un document important est introuvable au moment où il est nécessaire.
Les archives s’accumulent sans classement fiable.
Les fichiers sont dispersés entre ordinateurs, e-mails, clés USB et dossiers partagés.
Le départ d’un agent risque de faire perdre des informations essentielles.
Une GED est envisagée, mais les procédures documentaires ne sont pas encore définies.
Ce que cela coûte
Un problème documentaire n’est jamais seulement un problème de rangement.
Du temps perdu
Des heures passées chaque semaine à chercher, redemander ou reconstituer des documents.
Des risques
Une pièce manquante lors d’un contrôle, d’un audit financier ou d’un contentieux.
Des retards
Des décisions, des paiements ou des réponses aux usagers bloqués faute du bon document.
Une dépendance
Une information qui n’existe que dans la tête, ou sur l’ordinateur, d’un seul agent.
Nos services
Ce que nous faisons pour vous.
01
Audit et diagnostic documentaire
Pour les organisations qui ne savent pas précisément pourquoi leurs documents sont difficiles à retrouver ou leurs archives mal maîtrisées.
Ce que comprend la prestationAnalyse de l’existant, risques et dysfonctionnements, recommandations hiérarchisées, plan d’action.
En savoir plus
02
Archivage physique et gestion des archives
Pour les structures qui accumulent des dossiers papier sans système de classement fiable.
Ce que comprend la prestationTri, classement, inventaire, cotation et règles de conservation de vos dossiers papier.
En savoir plus
03
Numérisation et dématérialisation
Pour les organisations qui souhaitent réduire leur dépendance au papier et rendre leurs documents plus accessibles.
Ce que comprend la prestationPréparation, numérisation, contrôle qualité, indexation, et dématérialisation de processus ciblés.
En savoir plus
04
Déploiement de GED et de SAE
Pour les structures qui veulent gérer leurs documents numériques, structurer leurs circuits de validation ou archiver électroniquement.
Ce que comprend la prestationAnalyse des besoins, configuration, métadonnées, droits, workflows, tests et accompagnement.
En savoir plus
05
Conseil, procédures et formation
Pour les organisations qui ont besoin de règles documentaires claires et de personnels capables de les appliquer.
Ce que comprend la prestationProcédures, responsabilités, formation, sensibilisation et accompagnement au changement.
En savoir plusVous ne savez pas par où commencer ?
Commencez par l’autodiagnostic gratuit : 10 questions, 3 minutes, et les points à corriger en priorité.
Faire l’autodiagnosticGestion des archives au Niger : le guideLes trois âges des archives, la méthode pour organiser ses dossiers, papier, GED ou archivage électronique : l’essentiel en une page.
Lire le guideSolutions numériques complémentaires : sites institutionnels et portails documentaires. En savoir plus
Méthode d’intervention
Quatre étapes, dans cet ordre.
Installer un logiciel avant d’avoir organisé les documents ne fait que numériser le désordre. Nous commençons toujours par comprendre.
-
1
Diagnostic
Entretiens, visite des locaux, inventaire des fonds et des circuits.
-
2
Organisation
Plan de classement, règles de nommage et de conservation, choix de l’outil adapté à votre budget.
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3
Mise en œuvre
Traitement des archives, numérisation, configuration de la GED, sans arrêter votre activité.
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4
Transfert
Formation par profil, guides d’utilisation et suivi jusqu’à ce que vos équipes soient autonomes.
Cas pratiques
Trois interventions, des résultats vérifiables.
GED et suivi-évaluation
Piloter une GED de bout en bout et la relier au suivi-évaluation
Plus de 10 000 documents numérisés et indexés
Lire l’étude de cas
Organisation de contenus et plateforme numérique
Organiser l’information juridique selon les parcours des utilisateurs
Contenus organisés en parcours d’utilisateurs, pour l’écrit et pour la voix
Lire l’étude de cas
Système d’information et actes fonciers
Conserver, tracer et mettre à disposition les actes fonciers d’un système national
Plus de 6 000 actes enregistrés en une seule session de formation, dans deux régions
Lire l’étude de cas
Publics concernés
Pour qui nous travaillons.
Administrations et établissements publics
Maîtrise des dossiers administratifs, continuité du service, traçabilité et accès à l’information.
ONG et projets de développement
Pièces justificatives, rapports et livrables, traçabilité des dossiers, préparation des contrôles.
Entreprises et PME
Factures, contrats, dossiers du personnel, documents commerciaux, recherche d’information.
Projets fonciers et structures techniques
Dossiers, actes, référentiels documentaires et circulation de l’information.
Pour commencer
Le diagnostic documentaire
50 000 FCFA
- Analyse de l’existant
- Risques et dysfonctionnements
- Recommandations hiérarchisées
- Plan d’action
Formules
Ensuite, selon votre structure
Essentielle
Cabinet, clinique, petite structure
Plan de classement, mise en ordre des dossiers, GED simple, formation.
Recommandée
Confort
Institution, ONG, projet
Refonte du classement, GED ou SAE, numérisation d’un fonds, formation des équipes, suivi de 3 mois.
Intégrale
Multi-sites, gros volumes
Numérisation de masse, gouvernance documentaire, maintenance et accompagnement continu.
Chaque proposition précise le périmètre, les livrables, le délai et le prix. Pour les institutions et les projets, nous répondons aussi aux appels d’offres et demandes de cotation.
Le consultant fondateur
Spécialiste en gestion documentaire et systèmes d’information
J’associe expertise documentaire et solutions numériques pour aider les organisations à structurer leur information, dématérialiser leurs processus et améliorer la maîtrise de leurs documents.
Ousmane Abdou Moussa
Fondateur de DocFlow Niger
- Expertises
- GED et SAE · Gouvernance documentaire · Systèmes d’information · Dématérialisation
- Solutions et outils
- Maarch GED · SharePoint · PMB · Outils de gestion documentaire et de données
- Méthodes et référentiels
- ISO 15489 · NF Z 42-013, selon les référentiels mobilisés dans les missions
Ressources et conseils
Comprendre avant d’agir.
Test gratuit · 3 min
Autodiagnostic documentaire
10 questions pour mesurer l’organisation de vos documents et savoir quoi corriger en premier.
Faire le test
Guide pratique
Ces documents qu’on ne retrouve jamais
Les situations les plus courantes, leurs conséquences, et un autodiagnostic détaillé.
Obtenir le guide
Conseils
Conseils
Comment organiser les archives lors du départ d’un collaborateur ?
Parlons de vos documents.
Un premier échange, gratuit, suffit souvent pour savoir par où commencer.
Contact
Décrivez votre difficulté.
- 1Vous décrivez votre difficulté en quelques lignes, par le formulaire ou WhatsApp.
- 2Un premier échange, gratuit, permet de préciser le besoin.
- 3Nous vérifions si le diagnostic proposé correspond bien à votre situation.
- 4Vous recevez une proposition qui précise le périmètre, les livrables, le délai et le prix.
Le premier échange est gratuit. Le diagnostic documentaire, lui, est une prestation à part entière, avec un périmètre défini.
- Téléphone+227 77 85 86 67
- WhatsAppÉcrire un message
- Emailousmaneabdoumoussa54@gmail.com