Secteurs d’intervention

Des situations différentes, des réponses adaptées

Une administration, une ONG, une PME et un projet foncier ne rencontrent pas les mêmes difficultés documentaires. Voici ce que nous observons le plus souvent, et la manière dont nous intervenons.

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Administrations et établissements publics

Maîtrise des dossiers administratifs, continuité du service, traçabilité et accès à l’information.

Situations fréquentes

Un courrier reçu il y a six mois ne peut plus être retracé.
Le départ d’un responsable désorganise le suivi des dossiers.
Un contrôle exige de produire rapidement des pièces anciennes.

Comment DocFlow intervient

Plan de classement par fonction, circuits du courrier tracés, règles de conservation, correspondants formés dans les services, et une GED quand l’organisation est prête.

ONG et projets de développement

Pièces justificatives, rapports et livrables, traçabilité des dossiers, préparation des contrôles.

Situations fréquentes

Des pièces justificatives manquent au moment de l’audit financier.
Rapports et livrables sont dispersés entre partenaires et messageries.
La clôture du projet approche et personne ne sait quoi archiver ni où.

Comment DocFlow intervient

Classement des pièces par activité et ligne budgétaire, espace partagé structuré, liste de contrôle avant audit, archivage de fin de projet.

Entreprises et PME

Factures, contrats, dossiers du personnel, documents commerciaux, recherche d’information.

Situations fréquentes

Retrouver un contrat ou une facture prend plusieurs heures.
Les dossiers du personnel sont incomplets ou accessibles à tous.
Chacun range ses fichiers à sa façon, sur son propre ordinateur.

Comment DocFlow intervient

Plan de classement simple, règles de nommage, droits d’accès sur les dossiers sensibles, numérisation ciblée et, si besoin, une GED légère.

Projets fonciers et structures techniques

Dossiers, actes, référentiels documentaires et circulation de l’information.

Situations fréquentes

Des actes ou des plans existent en plusieurs versions, sans savoir laquelle fait foi.
Les validations entre niveaux local, régional et central ne laissent pas de trace.
Les modèles de saisie diffèrent d’un site à l’autre.

Comment DocFlow intervient

Référentiels documentaires communs, modèles de saisie standardisés, circuits de validation traçables et lien entre les dossiers et le système d’information.

Une même solution ne convient pas à toutes les organisations. Le diagnostic détermine ce qui est réellement utile chez vous, et dans quel ordre.

Votre situation ressemble à l’une de celles-ci ?

Décrivez-la en quelques lignes : nous vous proposons un premier échange gratuit.

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