Comment organiser les archives lors du départ d’un collaborateur ?

Quand un collaborateur quitte une organisation, une partie de l’information peut partir avec lui : dossiers sur son ordinateur, échanges dans sa messagerie, documents papier dans son bureau, et surtout sa connaissance de « où est quoi ». Un départ se prépare.

1. Anticiper : faire l’inventaire avant le départ

Dès que le départ est connu, demandez à la personne de lister les dossiers qu’elle suit, leur état d’avancement et leur emplacement (papier, ordinateur, dossiers partagés, messagerie).

2. Rapatrier les documents dans les espaces communs

Tout document utile à l’organisation doit quitter l’ordinateur personnel et la messagerie pour rejoindre l’espace commun prévu, classé selon le plan de classement.

3. Trier ce qui reste

Brouillons, doublons et documents personnels n’ont pas à être conservés. Les documents dont la durée de conservation est atteinte suivent la procédure d’élimination.

4. Organiser une passation

Une réunion avec le successeur, ou avec le responsable, pour parcourir les dossiers en cours. Une note de passation écrite reste la meilleure garantie.

5. Fermer proprement les accès

Comptes, messagerie, droits dans les outils : leur fermeture doit être prévue, après avoir récupéré ce qui doit l’être.

Le vrai remède : ne pas dépendre d’une seule personne

Ces étapes limitent les pertes, mais le meilleur moyen de protéger l’organisation reste d’avoir, en permanence, des règles de classement communes et des documents rangés dans des espaces partagés. C’est l’objet de notre offre conseil, procédures et formation.