Gestion des archives au Niger : le guide pour les organisations

Ce que recouvre la gestion des archives

Pour beaucoup, « les archives » désignent des cartons au fond d’un magasin. En réalité, la gestion des archives commence dès qu’un document est créé ou reçu : un courrier, un contrat, une facture, un dossier du personnel, un acte foncier, un rapport de projet.

Gérer ses archives, c’est savoir ce qu’on produit, où on le range, qui peut y accéder, combien de temps on le garde et ce qu’il devient ensuite. Les professionnels parlent aussi de records management ou de gestion des documents d’activité. Cela concerne autant les dossiers papier que les fichiers numériques, les courriels et les documents gérés dans une GED.

Pourquoi c’est un enjeu pour les organisations au Niger

Dans les administrations, les projets, les ONG et les entreprises, on retrouve souvent les mêmes situations :

• des dossiers dispersés entre les bureaux, les ordinateurs personnels et les clés USB ;
• des pièces introuvables au moment d’un audit, d’un contrôle ou d’un litige ;
• des dossiers qui partent avec un agent muté ou en fin de contrat ;
• des locaux saturés, sans savoir ce qu’on a le droit d’éliminer ;
• des projets de numérisation lancés sans classement préalable ;
• des documents exposés à la chaleur, à la poussière, à l’humidité de la saison des pluies et aux insectes.

Une gestion des archives organisée permet de retrouver vite l’information, de prouver ce qui a été fait, de protéger les documents sensibles et de préserver la mémoire de l’institution.

Les trois âges des archives

Un document ne se gère pas de la même façon tout au long de sa vie. La théorie des trois âges sert de base à toute organisation des archives.

Organiser ses archives : la méthode en sept étapes

Chaque structure est différente, mais une démarche sérieuse suit toujours le même ordre : comprendre avant d’agir, organiser avant d’équiper.

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   Faire le diagnostic de l’existant

   Mesurer les volumes, repérer les types de documents, les lieux de stockage, les risques et la façon dont chaque service travaille. C’est la base de toutes les décisions qui suivent.

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   Construire un plan de classement

   Organiser les dossiers selon les activités de la structure, et non selon les personnes. Un plan commun permet à chacun de savoir où ranger et où chercher.

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   Fixer les durées de conservation

   Pour chaque type de document : combien de temps le garder, et ce qu’il devient ensuite (élimination, conservation définitive). C’est le rôle du tableau de gestion ou référentiel de conservation.

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   Trier, éliminer et inventorier

   Séparer ce qui doit être conservé de ce qui peut être éliminé, dans le respect des règles applicables et avec une validation écrite. Puis décrire, coter et conditionner ce qui reste.

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   Numériser ce qui doit l’être

   Numériser les dossiers les plus consultés ou les plus fragiles, une fois classés, avec un contrôle qualité et une indexation qui permettent de les retrouver.

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   Mettre en place une GED ou un SAE

   Gérer les documents numériques dans un outil partagé, avec des droits d’accès, des workflows et, pour l’archivage à valeur probante, un système d’archivage électronique.

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   Former et fixer les règles

   Rédiger des procédures simples, désigner un responsable et des correspondants, former les agents. Sans règles partagées, le désordre revient en quelques mois.

Le diagnostic documentaire L’archivage physique

Papier, GED et archivage électronique

La numérisation ne remplace pas l’organisation : elle la prolonge. Une fois les dossiers classés et triés, trois niveaux d’outils peuvent intervenir.

• La numérisation transforme les documents papier en fichiers, avec un contrôle qualité, une reconnaissance de texte (OCR) et une indexation.
• La GED (gestion électronique des documents) permet de partager, rechercher et faire circuler les documents numériques au quotidien, avec des droits d’accès et des circuits de validation.
• Le SAE (système d’archivage électronique) conserve les documents qui doivent garder leur valeur de preuve sur la durée, sans modification possible et avec une traçabilité complète.

Numérisation et dématérialisation Déploiement de GED et de SAE GED, SAE et archivage : quelles différences ?

Les normes de référence

Des normes internationales encadrent la gestion des archives. Elles donnent un langage commun et des bonnes pratiques reconnues :

• ISO 15489 : les principes de la gestion des documents d’activité (records management) ;
• ISAD(G) : la norme internationale de description des archives, utilisée pour les inventaires ;
• NF Z 42-013 et ISO 14641 : les exigences pour l’archivage électronique à valeur probante.

Ces normes s’appliquent avec la réglementation nationale sur les archives publiques et les règles propres à votre secteur. Une démarche d’organisation commence par les identifier.

Questions fréquentes sur la gestion des archives