Quels documents une PME doit-elle pouvoir retrouver rapidement ?

Une PME n’a pas besoin d’un service d’archives. Elle a besoin de retrouver rapidement un petit nombre de documents essentiels, au moment où on les lui demande. Voici lesquels.

Documents juridiques et administratifs

• Statuts, registre de commerce, numéro d’identification fiscale, procès-verbaux d’assemblée.
• Autorisations, agréments et licences d’exercice.
• Contrats de bail, d’assurance et de prestation en cours.

Documents commerciaux

• Contrats et bons de commande clients, avec leurs avenants.
• Devis acceptés et conditions négociées.
• Correspondances importantes avec les clients et les fournisseurs.

Documents comptables et fiscaux

• Factures émises et reçues, pièces justificatives des dépenses.
• Relevés bancaires et déclarations fiscales et sociales.

Documents du personnel

• Contrats de travail, fiches de paie, déclarations sociales.
• Dossiers individuels, avec un accès limité aux personnes autorisées.

Comment s’organiser simplement

Un plan de classement en quelques grandes rubriques, des règles de nommage communes, un espace partagé avec des droits d’accès sur les dossiers sensibles, et une copie de sauvegarde vérifiée régulièrement. Les durées de conservation varient selon les documents et la réglementation : elles doivent être vérifiées pour votre activité.

Pour mettre cela en place sans y passer des semaines, nous proposons des formules adaptées aux petites structures. Commencez par l’autodiagnostic gratuit ou découvrez nos services d’archivage et de numérisation.