Que faut-il préparer avant de déployer une GED ?

Beaucoup de projets de GED échouent non pas à cause du logiciel, mais parce que l’organisation n’était pas prête à l’accueillir. Voici ce qu’il faut préparer avant l’installation.

1. Un plan de classement

La GED reprend la structure de classement de l’organisation. Si celle-ci n’existe pas, l’outil sera configuré au hasard, ou copiera les habitudes de rangement individuelles.

2. La liste des documents et des circuits concernés

Quels documents entrent dans la GED ? Le courrier ? Les contrats ? Les rapports ? Et quels circuits de validation faut-il reproduire ? Mieux vaut commencer par un périmètre limité et bien maîtrisé.

3. Les métadonnées

Ce sont les informations qui décrivent chaque document (type, date, service, objet, niveau de confidentialité). Elles conditionnent la qualité de la recherche. Elles se définissent avec les utilisateurs.

4. Les droits d’accès

Qui peut consulter, modifier, valider ou supprimer quoi ? Les réponses dépendent des fonctions, et doivent être validées par la direction.

5. Des responsables et un plan de formation

Un administrateur, des correspondants dans les services, et une formation adaptée à chaque profil. Sans adoption, la GED reste une coquille vide.

Et l’existant ?

Faut-il reprendre les documents déjà produits ? Lesquels ? Sous quelle forme ? Cette question se règle avant, pas pendant le déploiement.

Notre accompagnement au déploiement de GED et de SAE commence toujours par ces préparatifs. Si vous ne savez pas où vous en êtes, un diagnostic documentaire permet de le vérifier.