Pourquoi numériser sans plan de classement peut reproduire le désordre existant

Face à des armoires saturées, la tentation est forte : « numérisons tout ». La numérisation semble résoudre le problème d’un coup. En réalité, si elle n’est pas précédée d’une organisation, elle le déplace.

Le désordre change simplement de support

Des dossiers mal classés sur papier deviennent des fichiers mal classés sur un serveur. La différence est que le désordre numérique se voit moins : un dossier partagé de 20 000 fichiers paraît rangé, jusqu’au jour où l’on y cherche quelque chose.

On numérise ce qui ne servait à rien

Sans tri préalable, on paie pour numériser des doublons, des brouillons et des documents dont la durée de conservation est dépassée depuis longtemps. Le tri avant numérisation réduit souvent fortement le volume à traiter.

On ne sait pas décrire les documents

Un fichier numérisé n’est utile que s’il peut être retrouvé : par son type, sa date, son service, son objet. Ces informations (les métadonnées) se définissent à partir du plan de classement. Sans lui, on se contente de noms de fichiers, et la recherche reste aussi difficile qu’avant.

Le bon ordre

1. Comprendre ce qui existe et ce qui pose problème.
2. Définir un plan de classement et des règles de conservation.
3. Trier, puis numériser ce qui le justifie.
4. Indexer les documents selon le plan de classement.

C’est la démarche que nous appliquons en numérisation et dématérialisation, toujours après avoir organisé les archives physiques quand c’est nécessaire.