Comment savoir si une organisation a besoin d’un diagnostic documentaire ?

Un diagnostic documentaire sert à comprendre pourquoi les documents posent problème, avant de décider quoi faire. Voici les signes qui montrent qu’il est utile.

1. Les mêmes problèmes reviennent, sans cause claire

Des documents introuvables, des retards, des doublons… mais personne ne sait vraiment d’où vient le problème. Le diagnostic remonte aux causes.

2. Un projet de GED ou de numérisation est envisagé

Avant d’investir, il faut savoir quels documents sont concernés, quels circuits existent et quelles règles manquent. Sinon, l’outil risque de reproduire le désordre.

3. Un contrôle, un audit ou une clôture approche

Audit financier, contrôle d’un bailleur, fin de projet : le diagnostic permet d’identifier les manques à temps.

4. Un départ ou une réorganisation se prépare

Quand un agent clé s’en va ou qu’un service déménage, c’est le moment de vérifier que l’information ne dépend pas d’une seule personne.

5. Les locaux d’archives sont saturés

Savoir ce que l’on peut éliminer, ce qu’il faut garder et comment l’organiser commence par un état des lieux.

6. Personne n’est responsable de l’organisation documentaire

Sans responsable ni règles écrites, l’organisation se dégrade lentement, même quand chacun fait de son mieux.

Ce que contient un diagnostic

Une analyse de l’existant, l’identification des risques et dysfonctionnements, des recommandations hiérarchisées et un plan d’action. Découvrir le diagnostic documentaire, ou commencer par l’autodiagnostic gratuit.